Üdv a Composite csapatánál

Telefon: +36 30 484 2226

Hogyan lehet egy 10 lépéses folyamatból “2 kattintásos rendszer”?

Hogyan lehet egy 10 lépéses folyamatból “2 kattintásos rendszer”?

2021.01.26 11:21
Szerkesztő: Karácsony Zsuzsanna

Mikor lehet hasznos számunkra a folyamatok digitális optimalizálása vagy automatizálása?

Sokan érezhettük már, hogy a munka mennyisége beláthatatlan és lélekölő is egyben, főleg monotonitása miatt. Gyakran merül fel problémaként, hogy már a gépek veszik át az ember munkáját, azonban a technológiát segítségként is lehet használni és pozitívan is tekinthetünk rá. A robotizált folyamatok kialakítása a rutinszerű, irodai munkafolyamatokat egyszerűsíthetik le számunkra, így több időt adva a fontosabb és nagyobb kreativitást igénylő feladatokra.

Egy biztos és stabil rendszernél is előfordulhat, hogy a dolgozókat a túlzott mennyiségű adminisztráció leterheltté, motiválatlanná teszi, és elveszítheti a szervezet a valódi értékteremtő képességét.  A hatékonyság megőrzése érdekében fontos a jól szervezett döntési mechanizmusok létrehozása, akadálymentes belső kommunikáció kialakítása, amelyre jelenthet jó megoldást az RPA rendszerek működtetése.

RPA (Robotic Process Automation) miben segíthet vállalatunk életében?

Az RPA, azaz robotizált folyamatautomatizálást a monoton, rutinszerű munkafolyamatokat segít leegyszerűsíteni, akár helyettesíteni szoftver robotok segítségével. Az öncélú folyamatátalakítások helyett elsősorban a hatékonyság előlendítése a cél.

Vegyük egy egyszerű webshop példáját!

Első lépés, hogy a vásárló kiválasztja a terméket és utána megrendeli az oldalon. Itt azonnal ott a lehetőség az online fizetési megoldások használatára, mint a Barion vagy SimplePay, illetve most már a Stripe is elérhető Magyarországon. Ezzel az egyszerű lépéssel már el tudjuk kerülni az átutalással járó problémákat, illetve a jóváírás folyamatát is.

Hasonlóan a fizetéssel kapcsolatban a megrendelésről nem szükséges többé kézzel kiállítani a számlát és elküldenie, ezek is mind automatikusan történnek, gyorsabban és egyszerűbben.

A beszállítóval való kommunikációt is könnyebbé lehet tenni, amennyiben alapból az ő rendszerével kerül kialakításra a kapcsolatot, nem kell külön jelezi az igényt minden rendelésnél. Amikor pedig a beszerzés sikeresen végbement, a csomag összeállítását, címkenyomtatást, futárszolgálatok rendszerivel való integrációt is automatikussá, pár kattintásos műveletté lehet tenni. Végezetül a vásárlói elégedettség felmérésénél egy automatikus e-maillel, azonnali visszajelzést is tudunk adni.

A folyamatoptimalizálás az alábbi esetekben lehet még előnyös:

- agilis működésre való átállás például a régi, hierarchikus felépítésről

- nem hatékony a szervezet működése

- lassú, értéket nem teremtő folyamatok előtérbe kerülése, nem egyértelmű feladat- és felelősségi körök, együttműködés hiánya

- újítás esetén (az informatika területén)

- vállalat- vagy gyártásirányítást támogató megoldások

- menedzsmentet segítő eszközök

Automatizálás ellenben az alábbi esetekben lehet fontos:

- a fókusz nem a fontos munkafolyamatokon van, monoton munkavégzés kerül előtérbe

- munkaerőhiány miatt nincs kinek elvégezni az adminisztrációs feladatokat

- > ebből kifolyólag csökkenthetők a humánerőforrás költségek, ami növeli a vállalkozás eredményességét

- az adminisztratív feladatok szükséges mértéke meghatározásra került, ennek ellenére is túl sok időt vesznek el

Segítség a dokumentum- és tartalomkezelésben

Gondoljunk csak arra, hogy scannelés után sokszor saját, átlátható és egyszerű logikával végzik a dolgozók az indexelést, néha viszont egyáltalán nem logikus a folyamat. Bármilyen adat megkeresése hosszú perceket, akár órákat vehet ilyenkor igénybe.

Miben tudunk segíteni az RPA megoldással?

- gyors beazonosítás nagy mennyiségű dokumentum esetén is

- eltérő tárhelyekről, forrásokból tartalmak aggregálása

- a visszaélések ellen esemény alapú összesítések

- a részletekre fókuszálva verziók változásának nyomonkövetése

Természetesen figyelembe vesszük a GDPR irányelvre vonatkozó előírásokat és annak megfelelően alakítjuk ki a tartalmak elemzését, kezelését.

 

Hírlevél