Mikor lehet hasznos számunkra a folyamatok digitális optimalizálása vagy automatizálása?
Sokan érezhettük már, hogy a munka mennyisége beláthatatlan és lélekölő is egyben, főleg monotonitása miatt. Gyakran merül fel problémaként, hogy már a gépek veszik át az ember munkáját, azonban a technológiát segítségként is lehet használni és pozitívan is tekinthetünk rá. A robotizált folyamatok kialakítása a rutinszerű, irodai munkafolyamatokat egyszerűsíthetik le számunkra, így több időt adva a fontosabb és nagyobb kreativitást igénylő feladatokra.
Egy biztos és stabil rendszernél is előfordulhat, hogy a dolgozókat a túlzott mennyiségű adminisztráció leterheltté, motiválatlanná teszi, és elveszítheti a szervezet a valódi értékteremtő képességét. A hatékonyság megőrzése érdekében fontos a jól szervezett döntési mechanizmusok létrehozása, akadálymentes belső kommunikáció kialakítása, amelyre jelenthet jó megoldást az RPA rendszerek működtetése.
RPA (Robotic Process Automation) miben segíthet vállalatunk életében?
Az RPA, azaz robotizált folyamatautomatizálást a monoton, rutinszerű munkafolyamatokat segít leegyszerűsíteni, akár helyettesíteni szoftver robotok segítségével. Az öncélú folyamatátalakítások helyett elsősorban a hatékonyság előlendítése a cél.
Vegyük egy egyszerű webshop példáját!
Első lépés, hogy a vásárló kiválasztja a terméket és utána megrendeli az oldalon. Itt azonnal ott a lehetőség az online fizetési megoldások használatára, mint a Barion vagy SimplePay, illetve most már a Stripe is elérhető Magyarországon. Ezzel az egyszerű lépéssel már el tudjuk kerülni az átutalással járó problémákat, illetve a jóváírás folyamatát is.
Hasonlóan a fizetéssel kapcsolatban a megrendelésről nem szükséges többé kézzel kiállítani a számlát és elküldenie, ezek is mind automatikusan történnek, gyorsabban és egyszerűbben.
A beszállítóval való kommunikációt is könnyebbé lehet tenni, amennyiben alapból az ő rendszerével kerül kialakításra a kapcsolatot, nem kell külön jelezi az igényt minden rendelésnél. Amikor pedig a beszerzés sikeresen végbement, a csomag összeállítását, címkenyomtatást, futárszolgálatok rendszerivel való integrációt is automatikussá, pár kattintásos műveletté lehet tenni. Végezetül a vásárlói elégedettség felmérésénél egy automatikus e-maillel, azonnali visszajelzést is tudunk adni.
A folyamatoptimalizálás az alábbi esetekben lehet még előnyös:
- agilis működésre való átállás például a régi, hierarchikus felépítésről
- nem hatékony a szervezet működése
- lassú, értéket nem teremtő folyamatok előtérbe kerülése, nem egyértelmű feladat- és felelősségi körök, együttműködés hiánya
- újítás esetén (az informatika területén)
- vállalat- vagy gyártásirányítást támogató megoldások
- menedzsmentet segítő eszközök
Automatizálás ellenben az alábbi esetekben lehet fontos:
- a fókusz nem a fontos munkafolyamatokon van, monoton munkavégzés kerül előtérbe
- munkaerőhiány miatt nincs kinek elvégezni az adminisztrációs feladatokat
- ebből kifolyólag csökkenthetők a humánerőforrás költségek, ami növeli a vállalkozás eredményességét
- az adminisztratív feladatok szükséges mértéke meghatározásra került, ennek ellenére is túl sok időt vesznek el
Segítség a dokumentum- és tartalomkezelésben
Gondoljunk csak arra, hogy scannelés után sokszor saját, átlátható és egyszerű logikával végzik a dolgozók az indexelést, néha viszont egyáltalán nem logikus a folyamat. Bármilyen adat megkeresése hosszú perceket, akár órákat vehet ilyenkor igénybe.
Miben tudunk segíteni az RPA megoldással?
- gyors beazonosítás nagy mennyiségű dokumentum esetén is
- eltérő tárhelyekről, forrásokból tartalmak aggregálása
- a visszaélések ellen esemény alapú összesítések
- a részletekre fókuszálva verziók változásának nyomonkövetése
Természetesen figyelembe vesszük a GDPR irányelvre vonatkozó előírásokat és annak megfelelően alakítjuk ki a tartalmak elemzését, kezelését.
